Formulario D-103: Retención en la Fuente sobre Salarios en Costa Rica
El Formulario D-103 es una declaración jurada que deben presentar los agentes de retención en Costa Rica para informar sobre las retenciones en la fuente realizadas a los salarios, jubilaciones y otras remuneraciones. Este sistema asegura que las personas físicas que perciben ingresos derivados de trabajo dependiente, pensiones u otras fuentes relacionadas cumplan con sus obligaciones tributarias de forma eficiente.
¿Qué es la Retención en la Fuente sobre Salarios?
La retención en la fuente sobre salarios es un mecanismo que obliga a los empleadores a deducir un porcentaje de los salarios y otros pagos laborales para cubrir el impuesto sobre la renta que corresponde a cada trabajador. Esta deducción se realiza antes de que el trabajador reciba su pago neto. El objetivo es facilitar la recaudación de impuestos, asegurando que el Estado reciba los fondos de manera oportuna y reduciendo la carga fiscal al distribuir los pagos a lo largo del año.
Obligaciones del Empleador como Agente de Retención
El empleador, también conocido como agente de retención, es responsable de calcular, deducir y transferir el impuesto retenido al fisco. Las principales obligaciones incluyen:
Calcular el monto de la retención: Basado en las tablas y tasas de impuestos proporcionadas por la Dirección General de Tributación, el empleador debe determinar cuánto se debe retener del salario bruto del empleado. Esto incluye otros pagos, como bonificaciones, dietas y gratificaciones.
Declarar las retenciones: Las retenciones realizadas deben ser reportadas mensualmente mediante el Formulario D-103, el cual se presenta de forma electrónica a través de la plataforma Administración Tributaria Virtual (ATV).
Pagar las retenciones: El monto retenido debe ser transferido a la Dirección General de Tributación dentro de los plazos establecidos, asegurando así el cumplimiento fiscal del trabajador.
¿Cuándo se Presenta el Formulario D-103?
El Formulario D-103 se presenta mensualmente, y debe completarse dentro de los primeros quince días naturales del mes siguiente al periodo en el que se generaron los ingresos. Por ejemplo, las retenciones correspondientes a los salarios pagados en enero deben ser declaradas y pagadas antes del 15 de febrero.
A partir del 1 de enero de 2024, entraron en vigor nuevos tramos de renta para la retención del impuesto sobre salarios en Costa Rica. Estos cambios fueron establecidos por el Decreto Ejecutivo N.º 44276-H, publicado el 11 de diciembre de 2023 en el diario oficial La Gaceta. Los tramos de renta son actualizados anualmente, según lo dispuesto en la Ley 7092, y se aplican para determinar cuánto impuesto sobre la renta se debe retener de los salarios de los trabajadores.
Tramos de Renta Actualizados para Salarios
Los tramos de renta determinan la tasa de impuesto aplicable sobre los salarios brutos de las personas físicas. A continuación, se detalla la estructura de los tramos para el 2024:
Rentas de hasta ¢929,000.00 (novecientos veintinueve mil colones):
- Tasa de impuesto aplicable: 0%
- Estas rentas no están sujetas al impuesto, por lo que no se aplicará ninguna retención.
Sobre el exceso de ¢929,000.00 y hasta ¢1,363,000.00 (un millón trescientos sesenta y tres mil colones):
- Tasa de impuesto aplicable: 10%
- Los ingresos que excedan ¢929,000.00 pero no superen ¢1,363,000.00 estarán sujetos a una retención del 10%.
Sobre el exceso de ¢1,363,000.00 y hasta ¢2,392,000.00 (dos millones trescientos noventa y dos mil colones):
- Tasa de impuesto aplicable: 15%
- Se aplica una retención del 15% sobre el monto que exceda ¢1,363,000.00 y no supere ¢2,392,000.00.
Sobre el exceso de ¢2,392,000.00 y hasta ¢4,783,000.00 (cuatro millones setecientos ochenta y tres mil colones):
- Tasa de impuesto aplicable: 20%
- Para las rentas que excedan ¢2,392,000.00 pero no superen ¢4,783,000.00, la tasa aplicable será del 20%.
Sobre el exceso de ¢4,783,000.00 (cuatro millones setecientos ochenta y tres mil colones):
- Tasa de impuesto aplicable: 25%
- Los ingresos que superen los ¢4,783,000.00 estarán sujetos a una retención del 25%.
Ejemplo de Cálculo de Retención
Para ilustrar cómo se aplican estos tramos de renta, supongamos que un trabajador tiene un salario bruto mensual de ¢3,000,000.00:
- Los primeros ¢929,000.00 están exentos de impuestos (0% de retención).
- El monto entre ¢929,000.00 y ¢1,363,000.00 (¢434,000.00) se grava al 10%, resultando en una retención de ¢43,400.00.
- El monto entre ¢1,363,000.00 y ¢2,392,000.00 (¢1,029,000.00) se grava al 15%, resultando en una retención de ¢154,350.00.
- El monto entre ¢2,392,000.00 y ¢3,000,000.00 (¢608,000.00) se grava al 20%, resultando en una retención de ¢121,600.00.
Retención total mensual:
- ¢43,400 + ¢154,350 + ¢121,600 = ¢319,350.00
De esta manera, el empleador deduce ¢319,350.00 del salario bruto de ¢3,000,000.00, y el trabajador recibe ¢2,680,650.00 como salario neto.
*Estos tramos se actualizan cada año, según lo dispuesto en la Ley 7092*
Créditos Fiscales para Hijos y Cónyuge en Costa Rica (2024)
Además de la actualización de los tramos de renta para la retención del impuesto sobre salarios, el Decreto Ejecutivo N.º 44276-H también establece los créditos fiscales que los trabajadores pueden aplicar para reducir su carga tributaria. Estos créditos fiscales permiten que los contribuyentes deduzcan un monto específico del impuesto retenido, proporcionando un alivio fiscal para aquellos con dependientes.
Créditos Fiscales Actualizados
A partir del 1 de enero de 2024, los siguientes créditos fiscales pueden aplicarse mensualmente para cada hijo y para el cónyuge dependiente:
Crédito Fiscal por Hijos:
- Monto mensual: ¢1,730.00 por cada hijo.
- Monto anual: ¢20,760.00 por cada hijo.
Este crédito permite que los padres trabajadores deduzcan ¢1,730.00 del total del impuesto retenido cada mes por cada hijo a su cargo. Durante el año, esta deducción acumulada representa ¢20,760.00 por hijo.
Crédito Fiscal por Cónyuge:
- Monto mensual: ¢2,620.00.
- Monto anual: ¢31,440.00.
Los trabajadores con cónyuge dependiente pueden aplicar un crédito fiscal de ¢2,620.00 al mes. Este monto se deduce del impuesto retenido, reduciendo la carga tributaria anual en ¢31,440.00.
Ejemplo de Aplicación de Créditos Fiscales
Supongamos que un trabajador tiene un impuesto retenido mensual de ¢100,000.00 y tiene dos hijos y un cónyuge dependiente. Los créditos fiscales aplicables serían:
- Crédito por hijos:
- 2 hijos x ¢1,730.00 = ¢3,460.00
- Crédito por cónyuge:
- ¢2,620.00
Total de créditos fiscales mensuales:
- ¢3,460.00 (hijos) + ¢2,620.00 (cónyuge) = ¢6,080.00
Impuesto retenido después de aplicar los créditos:
- ¢100,000.00 - ¢6,080.00 = ¢93,920.00
Procedimiento para Declarar y Pagar el Impuesto
El proceso para presentar el Formulario D-103 y cumplir con las obligaciones fiscales se realiza de la siguiente manera:
- Acceso a la Plataforma ATV: El empleador debe ingresar a la plataforma de la Administración Tributaria Virtual (ATV), que es el sistema oficial para la presentación de declaraciones y pagos tributarios.
- Completar el Formulario D-103: Ingresar la información correspondiente, incluyendo los montos retenidos y otros datos necesarios.
- Pago del Impuesto: Se puede realizar a través de débito en tiempo real (DTR) o mediante conectividad bancaria con las entidades financieras autorizadas. También es posible hacer el pago en ventanilla en las instituciones financieras indicadas.
Es importante que los agentes de retención cumplan con los plazos para evitar sanciones e intereses por pagos fuera de término. El sistema de débito en tiempo real facilita el proceso al permitir que los pagos se realicen de forma automatizada y segura.
Importancia del Formulario D-103
El Formulario D-103 es crucial para el sistema fiscal de Costa Rica porque asegura que las retenciones en la fuente sean declaradas correctamente. Este proceso no solo facilita la recaudación para la administración tributaria, sino que también ayuda a los trabajadores a distribuir el pago de sus impuestos a lo largo del año en lugar de enfrentarse a una gran suma al final del año fiscal.
Para los empleadores, cumplir con esta obligación es fundamental, ya que garantiza que la empresa actúe de acuerdo con la ley y evite posibles sanciones o multas. Las retenciones incorrectas o no reportadas pueden generar problemas fiscales graves, tanto para el agente de retención como para el trabajador.
Conclusión
La retención en la fuente sobre salarios es un método eficiente para la recaudación de impuestos en Costa Rica. A través del Formulario D-103, los empleadores actúan como intermediarios entre el trabajador y la administración tributaria, asegurando que el impuesto sobre la renta se retenga y pague de forma puntual. Este sistema contribuye a la estabilidad fiscal del país y facilita el cumplimiento tributario para los contribuyentes.
El cumplimiento de esta normativa es esencial para mantener la transparencia y eficiencia en la administración tributaria. Los agentes de retención deben estar atentos a los plazos de declaración y pago, y asegurarse de que las retenciones sean calculadas correctamente para evitar problemas legales y financieros.